Россия, а вместе с ней и Якутия, с начала этого года начала переходить на электронные трудовые книжки. До 31 октября все работодатели должны были в письменном виде проинформировать своих работников о необходимости сделать выбор: оставить трудовую книжку в прежнем бумажном виде или перевести ее в «цифру». Определиться работники должны до конца 2020 года. О том, что такое электронная трудовая и для чего она нужна, в нашем интервью с министром труда и социального развития РС(Я) Еленой Волковой.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это обычный электронный документ, подержать в руках его не получится. Переход с бумажного варианта на электронный – неотъемлемая часть всей цифровизации социальной сферы, как и электронный больничный. Она призвана обеспечить очень быстрый и удобный доступ гражданина к информации о фактах трудовой деятельности. Для работодателя это возможность оптимизации кадрового учета, выраженная в экономии времени и ресурсов. Раньше для ведения трудовой книжки организации надо было закупить бумажный бланк, которые является бланком строгой отчетности и к нему предъявляются определенные требования по хранению – закрывающийся опечатываемый шкаф или несгораемый сейф, препятствующий бесконтрольному доступу к важному документу. Все это за собой влекло определенные финансовые и временные затраты со стороны предприятия. Ведение электронной трудовой книжки предполагает разгрузить работодателя в этой части.
С нового года трудовые книжки станут электронными
Закон о введении электронных трудовых книжек вступил в силу с 1 января 2020 года, после чего работодатели получили возможность предоставлять в электронном виде в Пенсионный фонд данные о приеме на работу сотрудников, переводе на другую постоянную работу и увольнении. Но предварительно для такого перехода от работников требуется подача соответствующих заявлений. Причем, такое право выбора у работника – между бумажной и электронной версией этого документа будет лишь в течение 2020 года. С 2021 года у всех, впервые устроившихся на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».
Многих пожилых и людей в возрасте волнует будут ли в ЭТК содержаться сведения до 1 января 2020 года. Не «сгорит» ли предыдущий стаж. Разумеется, нет. Начиная с 1999 года все территориальные органы Пенсионного фонда сведения о фактах трудовой деятельности и так получают от работодателя в электронном виде. На первых этапах это может и был бумажной носитель, но в течение 2008-2010 годов была проведена ретроконверсия, и все эти данные мы перевели в электронный вид. Поэтому информация за предыдущие периоды не потеряется, гражданам переживать по этому поводу не надо.
Электронные трудовые книжки – это минимизация рисков
- Елена Александровна, мы разобрались с тем, для чего это делается и что ничего по сути не меняется. Но вопрос надежности и хранения данных не отменяется, что если в ПФР произойдет, например, хакерская атака и данные граждан будут утеряны? Создаются ли какие-то резервные копии данных, есть ли гарантия сохранения данных в любом случае?
- Сведения о трудовой деятельности работников хранятся в системе Пенсионного фонда России, которая соответствует всем требованиям по приему, хранению и обработке персональных данных. Для этого применяется современное оборудование, использование которого одобрено и рекомендовано регуляторами в области защиты информации. Информация лицевых счетов накапливается в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
- В чем преимущества перехода на ЭТК? Могут ли граждане в открытом доступе следить за своими данными? Как получить доступ к ним?
- Переход на ЭТК имеет преимущества как для работодателей, так и для работников. Среди преимуществ для работодателей можно выделить минимизацию рисков ошибок при заполнении трудовой книжки; исключение риска утраты трудовой книжки, т.к. она сформирована в Пенсионном фонде России; удобную систематизацию сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме; снижение издержек на кадровый документооборот; высокую степень защиты персональных данных. И эти базы защищены, передача сведений осуществляется исключительно через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.
Для работников это также минимизация рисков ошибок в трудовых книжках; удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в Пенсионном Фонде России и его региональных подразделениях полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их. Это минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки; возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании «личного кабинета» на сайте Пенсионного фонда России; удобство получения сведений для получения государственных услуг (в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке); дополнительные возможности дистанционного трудоустройства; дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке. Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу вносятся только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждением является бумажная трудовая книжка. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить.
Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг. Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Ранее зарегистрированные работники могут использовать существующий логин и пароль для входа в кабинет Пенсионного фонда России.
Информацию из ЭТК можно получить и в бумажном виде. Для этого нужно подать заявку: работодателю по последнему месту работы; в территориальный орган Пенсионного фонда России; в многофункциональный центр (МФЦ). Услуга предоставляется бесплатно, без привязки к месту жительства или работы работника (лица, имеющего стаж работы по трудовому договору).
- Наверно, это сложный вопрос. Но на чьей ответственности лежит потеря данных? В том случае, если гражданин потерял данные и их кто-то раздобыл? Будь-то потеря-находка или хакерская атака. Что делать при этом человеку, просто поменять данные для входа?
- За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах Пенсионного фонда России, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.
Сведения, поступившие в Пенсионный фонд России и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна. Организация обеспечения защиты электронных персональных данных регламентирована Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» и приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
В соответствии с действующим законодательством работодатели несут ответственность за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника; за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника; за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.
- Что делать, если обнаружена нехватка данных в ЭТК? Особенно в том случае, когда компании уже не существует, и контакты руководителей не представляется возможным найти.
- Необходимо сохранять бумажную трудовую книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Все в плюсе: переходим на электронные трудовые книжки
- К сожалению, на практике нередко встречаются случаи, когда работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии. Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Это означает, что данные проверяются?
- При назначении и расчете пенсии учитывается трудовой стаж. Зачеркнутые буквы, орфографические ошибки, нечитаемые записи – повод для отказа в учете трудового стажа, когда документ не проходит проверку Пенсионного фонда РФ. Если сотрудник Пенсионного Фонда отказывает в учете трудового стажа, из-за вышеуказанных формальных ошибок и иных неточностей, то нужно требовать письменный отказ в учете/корректировке индивидуальных сведений пенсионера, где обязательно должна быть указана причина отказа; по возможности внести исправления, в соответствии с требованиями Пенсионного фонда РФ; с письменным отказом обратиться в Отделение Пенсионного Фонда РФ по региону, для досудебного урегулирования вопроса; с письменным отказом обращаться в суд/прокуратуру, чтобы защитить свои права.
Содержание электронных трудовых книжек идентично содержанию бумажных. В новых книжках сохранится почти весь перечень сведений: место и период работы, должность, квалификация, даты приема и увольнения, основания увольнения.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
- Даже если все записи есть, неочевидно, что они соответствуют требованиям, которые предъявляются к трудовой книжке. Приведу пример: в одном из субъектов в Пенсионный фонд пришел мужчина, желающий выйти на пенсию. Открывают его трудовую книжку и обнаруживают запись следующего содержания: «принят на работу Дартом Вейдером». Выяснилось, что это крупная компания, оказывающая анимационные услуги. Но в трудовую книжку должны были вписать соответствующую штатному расписанию должность, а не роль. Да, потом внесли изменения. А если бы это было выявлено спустя 30-40 лет при назначении пенсии, куда бы пришлось обращаться человеку? Где бы он и как эти сведения подтвердил?
- Согласно пункта 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем – физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Пунктом 29 Правил определено, что исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
- Например, я поменял работу. Что мне нужно делать, устраиваясь на новую работу, работодатель сам запрашивает информацию? Не нужно будет доказывать стаж?
- Новые сотрудники должны будут предъявлять работодателю по новому месту работы как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р).
Работникам, на которых не ведется бумажная трудовая книжка, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности (СТДР) за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя): в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем. В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
- А как изменится отчетность для работодателя в связи с введением электронных трудовых книжек?
- С января 2020 года работодатели ежемесячно сдают в Пенсионный фонд России новый отчет по форме СЗВ-ТД о прошедших кадровых мероприятиях приеме на работу; переводе; увольнении; подаче заявлений о переходе на электронные трудовые книжки.
Отчет по форме СЗВ-ТД сдается до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. С 1 января 2021 года работодатели продолжат представлять отчет по форме СЗВ-ТД в следующем порядке: при приеме на работу и при увольнении сведения по форме СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений; при переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно будет представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.
- Одним из интересных моментов является изменение порядка. Было сказано, что ни записи поощрительного характера (благодарности и награды), ни дисциплинарного в новую трудовую книжку заноситься не будут. В прошлом эти данные были необходимыми для получения льгот, пособий и званий. А как сейчас?
- Новые формы не предусматривают опцию записи сведений поощрительного характера, которые делаются в бумажную трудовую книжку. Работник может подать заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда будут вносится все записи о присвоенных наградах.
Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды – грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.
- Будут ли в электронной трудовой книжке сведения о причине увольнения? Сможет ли следующий работодатель увидеть, по какой причине уволили сотрудника?
- Да, поскольку в ЭТК будут вписаны номер приказа об увольнении и основание для увольнения.
- Планируется ли полный переход на ЭТК? Ведь ментально сложно отказаться от того, что ты можешь потрогать и посмотреть записи своими глазами в этом документе.
- Внедрение ЭТК осуществляется поэтапно. Полностью перейти на электронный формат трудовых книжек планируется к 2027 году. С 1 января 2020 года работники могут переходить на ЭТК в индивидуальном порядке.
Переход на ЭТК для граждан, трудоустроенных до 2020 года и имеющих бумажный вариант документа, осуществляется по их добровольному желанию. Электронный образец вводится в любом случае и данные вносятся в реестр, но для своего удобства сотрудник может сохранить и обычную книжку.
Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую книжку, работодатель продолжит ее вести по старым правилам, но также, как и на остальных работников, будет заполнять отчет по форме СЗВ-ТД.
А если с 01.01.2021 г. трудовой договор с сотрудником заключается впервые, бумажная трудовая книжка на такого работника не заполняется и не заводится.
- Наш регион со всеми улусами быстро подхватывает цифровизацию: бабушки и дедушки в деревнях давно уже «залипают» в ватсапе, смотрят видео в youtube. А переход на ЭТК дается легко или тяжело? Наверно, можно уже говорить о том, сколько людей уже перешло на ЭТК и есть ли какие-то планы по переходу? Например, работников бюджетной сферы.
- В целях реализации Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» распоряжением Правительства РС(Я) от 08.04.2020 №333-р утвержден План мероприятий по переходу к формированию и ведению сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в Республике Саха (Якутия) на 2020 год.
По информации Управления Пенсионного фонда РФ по РС(Я) по состоянию на 23.10.2020 г. всего количество работников, воспользовавшихся правом выбора и подавших заявление о способе ведения сведений о трудовой деятельности составляет 115 553 работника. В том числе количество работников, представивших заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде составляет 92 399 работника. Количество работников, представивших заявление о ведении электронной трудовой книжки – 23 154.
- А сколько всего на данный момент работающих граждан в нашей республике?
- Среднесписочная численность работников организаций Республики Саха (Якутия) за январь-август 2020 года составила 359 413 чел.
Андрей ШИЛОВ
Источник: сетевое издание Yakutia24/Якутия24